Een memoriaalboeking is een boeking in de administratie waar alle ondernemingen mee te maken hebben. Maar ondernemingen zijn met memoriaalboekingen niet altijd even bekend. Daarom wordt er in dit artikel uitgelegd wat een memoriaalboeking precies is en hoe je het in de praktijk kan brengen.
Memoriaalboekingen worden gebruikt om in de administratie opbrengsten/kosten te boeken terwijl er geen gelden zijn ontvangen/uitgegeven via de rekening/kas die gekoppeld is aan de administratie. In dit artikel worden er een viertal voorbeelden uitgelegd onder de kopjes “Voorbeeld”. Deze vier voorbeelden dekken in principe alle situaties hoe je memoriaalboekingen dient toe te passen.
Voordat je de voorbeelden gaat doornemen is het van belang om te weten dat het gebruikelijk is om het memoriaal te gebruiken bij de jaarafsluiting van het boekjaar. Dit betekend dat de memoriaalboekingen de boekdatum 31 december jaar x horen te krijgen. Wanneer men geen memoriaalboekingen gebruikt zal er een onjuiste proef- en saldibalans, winst- en verliesrekening ontstaan. Waardoor uiteindelijk de jaarstukken niet kloppen. Hier gaat de belastingdienst niet mee akkoord.
Voorbeeld 1 reiskosten
Een gastouder die werkt als zzp’er heeft zakelijke kilometers gemaakt in zijn/haar privé auto en om die reden getankt met zijn/haar privé betaalpas. Er zijn dus zakelijke kosten gemaakt maar er heeft geen uitgave plaatsgevonden vanaf de zakelijke betaalrekening die gekoppeld is aan de administratie. Dit kan men tussentijds verwerken maar gebruikelijker is het om dit aan het einde van het boekjaar op te boeken in de administratie als een memoriaalboeking.
| Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | 0.00 | 0.00 |
| Reiskosten | 500,- | 0.00 |
| Privé storting | 0.00 | 500,- |
voorbeeld reiskosten schematisch
Hetgeen wat hierboven in het schema gebeurd is dat er 500,- euro debet wordt geboekt op de post reiskosten en er wordt 500,- euro credit geboekt op de post privé storting. Zoals te zien is blijft hierdoor de balans gelijk en vindt er geen mutatie plaats op de bank. Doordat men een memoriaalboeking boekt in de administratie wordt er nu 500,- euro aan reiskosten meegenomen voor de jaarstukken. Hieronder volgt een voorbeeld hoe een dergelijke boeking bij Boekhouden met Menno wordt verwerkt.
voorbeeld reiskosten Boekhouden met Menno
Voorbeeld 2 omzet
Een ondernemer die werkt als schilder levert een dienst in het jaar 2018, maar de factuur wordt pas betaald door de klant in 2019. Hierdoor heeft de ondernemer omzet behaald in 2018 maar nog geen gelden ontvangen. De schilder dient de opbrengsten door middel van een memoriaalboeking in 2018 mee te nemen. Het is van belang om te beseffen dat er dan op de balans een debiteur (schuldenaar) ontstaat, namelijk de klant.
| Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | 0.00 | 0.00 |
| Omzet | 0.00 | 100,- |
| Debiteur | 100,- | 0.00 |
voorbeeld omzet schematisch
Datgene wat hierboven in het schema gebeurd is dat er 100,- euro credit wordt geboekt op de post omzet en er wordt 100,- euro debet geboekt op de post debiteur (schuldenaar). Zoals te zien is blijft hierdoor de balans gelijk en er vindt geen mutatie plaats op de bank. Doordat men een memoriaalboeking boekt in de administratie wordt er nu de 100,- euro aan omzet meegenomen voor de jaarstukken. Hieronder volgt een voorbeeld hoe een dergelijke boeking bij Boekhouden met Menno wordt verwerkt.
voorbeeld omzet/debiteuren Boekhouden met Menno
Op het moment dat de debiteur (schuldenaar) in het nieuwe boekjaar 2019 de betaling uiteindelijk verricht, dient de ondernemer dit in tegenovergestelde richting te boeken op de post debiteur. Zodat de openstaande vordering naar de klant verdwijnt in de administratie.
| Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | 0.00 | -100,- |
| Omzet | 0.00 | 0.00 |
| Debiteur | -100,- | 0.00 |
voorbeeld omzet ander boekjaar schematisch
Hierboven in het schema is te zien dat er -100,- euro debet wordt geboekt voor de post debiteur en om die reden wordt er ook -100,- euro credit geboekt voor de bank (banksaldo neemt toe). Hieronder volgt een voorbeeld hoe een dergelijke boeking bij Boekhouden met Menno wordt verwerkt.
voorbeeld omzet/debiteuren ander boekjaar Boekhouden met Menno
Voorbeeld 3 kosten
Op het moment dat een vereniging een bankrekening heeft zullen er bankkosten zijn. Doorgaans betaald men deze met terugwerkende kracht. Wanneer er in het 4de kwartaal transactiekosten zijn maar deze worden betaald in de maand januari 2019, zullen deze kosten opgevoerd dienen te worden door middel van een memoriaalboeking in het jaar 2018. Het is van belang om te beseffen dat er dan op de balans een crediteur (schuldeiser) ontstaat, namelijk de bank.
| Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | 0.00 | 0.00 |
| bankkosten | 50,- | 0.00 |
| crediteur | 0.00 | 50,- |
voorbeeld kosten schematisch
In het schema is te zien dat er 50,- euro debet wordt geboekt op de post bankkosten en dat er 50,- euro credit wordt geboekt op de post crediteur (schuldeiser). Zoals te zien is blijft hierdoor de balans gelijk en vindt er geen mutatie plaats op de bank. Doordat men een memoriaalboeking boekt in de administratie wordt er nu de 50,- euro aan kosten meegenomen in het jaar 2018 voor de jaarstukken. Hieronder volgt een voorbeeld hoe een dergelijke boeking bij Boekhouden met Menno wordt verwerkt.
voorbeeld kosten/crediteuren Boekhouden met Menno
Op het moment dat de vereniging in het nieuwe boekjaar 2019 de betaling uiteindelijk verricht, dient de vereniging dit in tegenovergestelde richting te boeken op de journaalpost crediteur (de schuld neemt namelijk af).
| Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | -50,- | 0.00 |
| Bankkosten | 0.00 | 0.00 |
| Crediteur | 0.00 | -50,- |
voorbeeld omzet ander boekjaar schematisch
Hetgeen wat hierboven in het schema gebeurd is dat er -50,- euro credit wordt geboekt voor de crediteurenpost en om die reden wordt er ook -50,- euro debet geboekt voor de bank (banksaldo neemt af). Hieronder volgt een voorbeeld hoe een dergelijke boeking bij Boekhouden met Menno wordt verwerkt.
voorbeeld kosten/crediteuren ander boekjaar Boekhouden met Menno
Voorbeeld 4 afschrijving
Nu gaat het iets ingewikkelder worden omdat wij moeten gaan omdenken in de debet/credit vorm. Normaal gesproken boek je kosten aan de debetzijde wat ook nu het geval is voor de post afschrijvingen. Alleen dienen wij het product dat wordt afgeschreven ook aan de debetzijde te boeken maar dan negatief.
Op het moment dat een stichting een bedrijfsauto heeft zullen er kosten zijn in de vorm van afschrijving. Deze dienen dus positief debet geboekt te worden op de post afschrijving en negatief debet geboekt te worden op de post inventaris (auto).
| Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | 0.00 | 0.00 |
| Inventaris | -100,- | 0.00 |
| Afschrijving | 100,- | 0.00 |
voorbeeld kosten schematisch
Zoals te zien is in het schema wordt er 100,- euro debet geboekt op de post afschrijving en er wordt -100,- euro debet geboekt op de post inventaris (bezittingen). Hierdoor blijft de balans gelijk en vindt er geen mutatie plaats op de bank. Doordat men een memoriaalboeking boekt in de administratie wordt er nu 100,- euro aan kosten meegenomen voor de jaarstukken. Hieronder volgt een voorbeeld hoe een dergelijke boeking bij Boekhouden met Menno wordt verwerkt.
voorbeeld kosten/crediteuren Boekhouden met Menno
